Comment organiser son séminaire d'entreprise ?

par Administrateur le 24 janv. 2020 à 10h40
 
Ça y est ! Le séminaire « kick-off » 2020 est terminé et vous devez déjà vous replonger dans l’organisation de la prochaine réunion de travail qui aura lieu dans quelques mois.
 
Vous avez le sentiment de courir en permanence et d'être sous pression dans la préparation de vos séminaires. Alors, on vous propose un peu de méthode pour vous aider à anticiper et à planifier au mieux votre séminaire avec du « GBS » (Grand Bon Sens).
 

DÉFINIR L’OBJECTIF DE VOTRE SÉMINAIRE

Bien souvent, lorsque l’on organise un événement, on pense avant tout à un plan d’action ou de moyen : le lieu, la date, la liste des participants (salariés, collaborateurs, sous-traitants, franchisés, distributeur…) Et, on en oublie l’objectif. L’objectif doit répondre à la question suivante : « Quelle est la finalité de ce séminaire ? ». Les réponses peuvent être variées :
 
 
  • Motiver l’équipe  en donnant de l’énergie ;
  • Former l’équipe et vérifier son niveau de compétence ;
  • Récompenser un objectif commun qui a été atteint ;
  • Réfléchir et faire du « brainstorming » en prévision des plans futurs
  • Etc…
De l’objectif ainsi défini et validé par les organisateurs, dépendront le plan d’action et la mise en place des moyens pour réussir à atteindre l’OBJECTIF du séminaire.
 
 

LE PLAN D’ACTION DE VOTRE SÉMINAIRE

COMMENT DÉTERMINER LA DATE DE VOTRE SÉMINAIRE d'entreprise ?

C’est un basique, mais la date doit être décidée et validée très en amont du process de planification. Elle doit prendre en compte la disponibilité de l'interne (les équipes conviées et participantes) et de l’externe (les intervenants et les prestataires du lieu de séminaire).
 
Après le bon sens prime : éviter de fixer un séminaire pendant les vacances scolaires ou bien pendant le mois de Mai... On ne vous parle même pas de la Semaine 52, vous savez celle, juste avant Noël…
 
 
 
Plus vous anticipez, plus vous allez vous simplifier la vie. Concernant les lieux de séminaires, il n’est pas rare que leurs plannings soient pleins 6 mois avant. Enfin, en vous y prenant à l’avance, vous allez pouvoir faire jouer la concurrence entre les différents lieux de séminaire que vous aurez ciblés

QUEL LIEU CHOISIR POUR VOTRE SÉMINAIRE de travail ?

En fonction de votre (ou vos) objectif(s), vous allez cibler certains établissements pour votre séminaire. Voici un petit pense-bête des questions à cocher lorsque vous analyserez les lieux de réunion :
 
  • La géographie du lieu est-elle accessible par tous : train, voiture, avion ?
  • Quelles sont les salles de travail à disposition ? 
    • Salle plénière : combien de places ?
    • Salle de sous-commissions : combien et pour combien de personnes ?
    • Techniques Son et Audio : les salles sont-elles toutes équipées ?
    • Environnement des salles de travail : calme, vérifier que l’établissement n’est pas cours de réalisation de travaux dont le bruit pourrait ruiner vos séances de travail…
    • Emplacement des pauses & « coffee-break » : s’assurer de la proximité des salles de travail pour éviter de perdre trop de temps…
  
 
  • Hébergement : comment choisir les chambres ?
    • 1 participant = 1 chambre ou bien pour des raisons d’économie car le séminaire se tient à l’étranger, c’est 2 participants = 1 chambre
    • L’attribution des chambres doit se faire en fonction de la connaissance des personnels de l’entreprise et des intervenants extérieurs

QUELS TYPE DE REPAS ENTRE VOS RÉUNIONS DE TRAVAIL ?

La réussite d’un séminaire s’appuie sur les temps d’échange autour des repas : petit-déjeuner, déjeuner et dîner. Pour la cohésion d’équipe, on vous conseille d’éviter la possibilité pour les participants de prendre leur petit-déjeuner en chambre.
 
En fonction du nombre de participants, préférez des déjeuners et dîners en mode buffet à disposition et à volonté, dans la mesure où ce dernier est de qualité, varié et diététique. Le buffet permet de mettre à l’aise tout le monde : les végétariens, les « viandards », bref, les gros comme les petits appétits. 
 
 
 
Concernant les alcools (vins ou apéritifs), évitez-les pendant les déjeuners du séminaire afin de permettre aux participants d’avoir des après-midis de travail pro-actifs. Pour les dîners du séminaire, et avec modération, le vin peut être servi à table.
 
Pensez également à la possibilité d'organiser un dîner de « gala » ou soirée de séminaire. Si toutefois, vous souhaitez le réaliser au sein de votre lieu de séminaire, assurez-vous de la faisabilité de cette prestation.

QUELLES ACTIVITÉS DÉTENTES LORS D'UN SÉMINAIRE ?

Pendant chaque séminaire, on organise une soirée ou une après-midi détente. Exception faite lors d’un séminaire « récompense » où généralement, on ne travaille pas et la totalité du séminaire est dédiée à la détente. Le but d’une activité détente est se vider la tête, tous ensemble, et de partager un moment de cohésion autour des valeurs de l’entreprise.
 
 
Cette activité détente lors du séminaire doit être à la portée de tous les participants : donc, attention aux activités trop physiques qui risqueraient de laisser des collaborateurs sur le carreau… Après tout est possible : un jeu de piste pour découvrir la région, une course de drones par équipe, un « laser game », un « escape game », un atelier cuisine etc…

LES PETITES ATTENTIONS POUR LES PARTICIPANTS AU SÉMINAIRE

Pour vous simplifier la vie et celles de vos participants, n'hésitez pas à remettre le planning du séminaire dès l’arrivée de vos convives. Celui-ci peut être éditer sur différents supports : 
 
  • Planning du séminaire : simple feuillet avec les horaires et les noms de salles ;
  • Planning et badge personnalisé : le planning est imprimé au dos du badge avec le nom de l’invité. Ce programme permet t’intégrer des notions de groupes pour vos salles de travail en sous-commissions.
 
De même, offrir à tous les participants au séminaire un petit cadeau d’accueil et de bienvenue est une marque d'attention appréciée. Ce cadeau d'affaires personnalisé peut être en relation avec l’objectif de votre réunion professionnelle ou bien la région où elle se déroule.
  
 
Privilégier un cadeau facile à transporter pour le retour… éviter donc les bouteilles de vins ou autre liquide qui pourraient être un frein si certains participants rentrent en avion. De même, fuyez les cadeaux trop volumineux comme un drap de bain brodé pour un séminaire de rentrée…
 
Evitez les "goodies" un peu "cheap" importés d'Asie avec une empreinte carbone exécrable : faites un cadeau d'affaires local, éco-responsable, personnalisable et savoureux. Il faut que ce petit cadeau d’affaires soit en ligne avec les valeurs de votre entreprise. 

QUEL BUDGET POUR UN SÉMINAIRE ?

Dernier point, et non des moindres, organiser un séminaire, oui, mais avec quel budget ? Finalement, tout dépend de votre objectif initial et du nombre de participants.
 
Votre direction et vous-mêmes allaient décider d’une « enveloppe » globale pour ce séminaire. Dès le départ de votre projet, essayez de travailler en coût par personne. D’ailleurs, la majorité des hôtels-séminaire vous proposent des formules « Journées Séminaires » par personne.
 
Et si avec tout cela vous devait faire des arbitrages au sein de votre plan d’action, posez-vous la question suivante : « Cela aura-t-il un impact sur l’atteinte de mon objectif initial souhaité ? »
 

LES OUTILS POUR ORGANISER VOTRE SÉMINAIRE

La préparation de votre prochain séminaire  s'appuie sur des étapes clés indispensables :
 
 
 
  • Mettre en place un rétroplanning dès que les dates sont entérinées 
  • Décider rapidement de « Qui fait quoi ? » et « Sous quels délais »
  • Communiquer : il s'agit de donner des informations utiles et concertées sur la préparation du séminaire auprès de toutes les parties prenantes : intervenants, prestataires ...
 

ALORS UN SÉMINAIRE RÉUSSI OU NON ?

Vous l’aurez compris, l’organisation d’un séminaire ne s’improvise pas à la dernière minute. Il faut le programmer, le réfléchir et le travailler bien en amont avec un groupe de travail en mode « task force ».
 
Chaque détail compte du planning de travail au petit cadeau d'affaires de bienvenue. Mais le plus important reste de bien définir l’OBJECTIF de votre séminaire en répondant à la question : « Pourquoi je vais réunir 20,30 ou 50 personnes pendant 3 jours dans un lieu unique ? »
 
Que ces quelques conseils vous saurons utilise pour gérer l'organisation de votre séminaire d’entreprise !
 
Miellement vôtre
Toute l’équipe de MPPM
 
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